JURISCOING

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, es responsable del tratamiento de los datos de sus clientes, socios, proveedores, empleados, razón por la cual se debe informar sobre la recolección de sus datos, con ocasión a las diferentes actividades comerciales que se desarrollen. 

IDENTIFICACIÓN

  • Razón Social: JURISCOING CONSULTORES S.A.S.
  • NIT: 901.265.453-9
  • Dirección: Carrera 33C #31ª –17
  • Correo electrónico: [email protected]
  • Teléfono: 3204327447
1. OBJETO

El presente documento tiene como finalidad regular lo concerniente a la recolección manejo y tratamiento de datos que realiza JURISCOING CONSULTORES S.A.S. A fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data de sus clientes, socios, proveedores y empleados, de conformidad con el literal (k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 el cual establece que se debe adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente manual será aplicado para la protección de datos de los clientes, socios, proveedores, y empleados, que se encuentren registrados y por registrar diligenciados por JURISCOING CONSULTORES S.A.S. 

3. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Calificado como tal en la ley. Dato que no es semiprivado, privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna).
  • Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos financieros y crediticios).
  • Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.)
  • Dato sensible: Protección reforzada.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. TRATAMIENTO

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales de sus clientes, socios, proveedores, empleados, se encargará de la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, con el objetivo de desarrollar su objeto social. 

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

a)  Finalidad Del Tratamiento De Datos De Clientes.

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. Recopilará la información de sus clientes vía web, redes sociales, teléfono y correo electrónico, para efectos de reconocimiento de sus preferencias en relación a los servicios prestados, la calidad en el servicio, fidelización, administraciones de las relaciones, envío de información comercial, invitaciones a eventos desarrollados por la empresa, tomas fotográficas, vídeos, y audios para publicaciones en general, gestión y validación de datos para efectos contables y fiscales, y para manejo y tramitación de peticiones, quejas y reclamos. 

b)  Finalidad Del Tratamiento De Datos De Empleados.

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. Recopilará la información de sus empleados y socios, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, como es el caso de la afiliación al Sistema de la Seguridad Social, pagos de nómina, informe de accidentes de trabajo, procesos de selección, tomas fotográficas, vídeos, y audios para publicaciones en general.

c)  Finalidad Del Tratamiento De Datos Ex – empleados.

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. para efectos de certificación laboral, y por revisión de entidades de control y vigilancia, conservará la información con referencia a las personas que ya no se encuentran vinculadas laboralmente. 

d)  Finalidad Del Tratamiento De Datos De Proveedores o De Personas Con Que Se Tenga Una Relación Comercial O De Capacitación. 

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. Recopilará la información de sus proveedores, acreedores, socios y otros con quienes tenga relaciones comerciales vía web, redes sociales, teléfono y correo electrónico, para efectos de establecer relaciones comerciales, con fines estadísticos, evaluación de desempeño, manejo administrativo y ocasionar el reporte a los entes de control y vigilancia. 

Eventualmente los datos podrán ser compartidos con autoridades que ejercen control y vigilancia, con el propósito de dar cumplimiento a un requerimiento o como parte de los procesos en la prestación del servicio. 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE JURISCOING COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

g) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

i) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIÓN

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el  Tratamiento, la manifestación de la voluntad por parte del Titular puede darse a través de mecanismos utilizados por la empresa, bien sea por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por la empresa, encuestas y formatos diligenciados a través de la Página Web, de forma oral, mediante una conversación telefónica o vídeo conferencia, como también por medio de conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Conforme a   lo estipulado en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, JURISCOING CONSULTORES S.A.S. sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Por lo anterior, JURISCOING CONSULTORES S.A.S. deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

CONSULTAS:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular contenida en la base de datos de JURISCOING CONSULTORES S.A.S. La empresa tiene la obligación de suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta podrá ser diligenciada a través del correo electrónico [email protected]

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

RECLAMOS: 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrá presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JURISCOING CONSULTORES S.A.S  a través de su correo electrónico [email protected] el cual deberá contener: 

– La identificación del Titular.

– La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

-La dirección.

-Los documentos que se quieran hacer valer.

 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS

JURISCOING CONSULTORES S.A.S. implementará estrategias tecnológicas y administrativas en pro de la garantía de los derechos del Titular frente al Tratamiento de sus datos personales. 

13. VIGENCIA

La presente política estará vigente a partir del día 23 de agosto de 2019 y la misma puede ser modificada en cualquier momento. Cualquier modificación o actualización de la política será informada a través de nuestra página web www.juriscoing.com y se pondrá a su disposición la última versión de la misma con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización según sea el caso.

14. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS PERSONALES

Usted en calidad de titular(es) de la información; de manera libre, expresa, voluntaria e informada, autoriza a  JURISCOING CONSULTORES S.A.S. y/o  a la persona natural o jurídica a quién este encargue, a recolectar, almacenar, utilizar, circular, suprimir y  en general, a realizar cualquier otro tratamiento a los datos personales por usted suministrados, dicha información pueda ser tratada conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, con el fin de recibir información acerca de sus productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos. Así mismo ha sido informado acerca de la política para la protección de datos personales, en la cual se incluyen los procedimientos de consulta y reclamación que me permiten hacer efectivos sus derechos al acceso, conocimiento, consulta, rectificación, actualización, y supresión de los datos, e igualmente podrá presentar cualquier solicitud referida a sus datos personales a través del correo electrónico: [email protected] o llamando directamente al número 320 432 74 47 (Cali).